„Der Einsatz des gewerblichen Kapitaldienstes in OSPlus-Kredit wird strategisch immer wichtiger. Insbesondere um die erhöhten regulatorischen Anforderungen wie zum Beispiel die Finanzstabilitätsdatenerhebungsverordnung, die EBA Guidelines oder die MaRisk effizient und gesetzeskonform umzusetzen“, sagt Nina Wener, Senior Consultant bei der FORT.SCHRITT GmbH und externe Mitarbeiterin bei der FI.
Als eines der ersten Häuser führte die Sparkasse Düren bereits vor fünf Jahren* die Anwendung ein und ist damit auf die bevorstehenden Regulierungen gut vorbereitet. Sie erklärt, warum sie sich bereits damals für die Umstellung entschieden hat und wie der Einsatz in der Praxis gelingt.
Eigenanwendungen unzureichend und fehleranfällig
Die Verwendung von meist Excel-basierten Eigenlösungen ist bei der gewerblichen Kapitaldienstrechnung in Sparkassen weit verbreitet, obwohl damit weitreichende Nachteile einhergehen. Harald Bärenz, Leiter Kreditanalyse bei der Sparkasse Düren, kennt die daraus resultierenden Probleme und erklärt: „Bei der Arbeit mit den Tabellen kommt es zu Medienbrüchen, da eine Verknüpfung mit anderen Prozessen und Instrumenten nicht möglich ist. Datensätze müssen daher oftmals doppelt erfasst werden.“ Durch die manuelle Eingabe von Daten in die Tabellen können zudem Übertragungsfehler und Abweichungen im Bearbeitungsprozess entstehen. Bärenz weiter: „Wir haben uns früh für die standardisierte Lösung entschieden, da wir so alle Arbeitsschritte zentral in einem Vorgang und ohne Medienbrüche durchführen können.“
Vorteile der gewerblichen Kapitaldienstrechnung in OSPlus-Kredit
Die Anwendung bietet Sparkassen vielseitige Funktionen für die Kapitaldienstrechnung inklusive einer Verlaufsbetrachtung und Analyse der wirtschaftlichen Unterlagen. Für tiefergehende Analysen lässt sich die EBIL-Anwendung des Deutschen Sparkassenverlags ergänzend einbinden. Im Vergleich zu Eigenanwendungen sind unter anderem folgende Vorteile zu nennen:
- Automatisiert und ohne Medienbrüche lässt sich die Kreditwürdigkeitsprüfung effizienter durchführen.
- Die vereinfachte Kapitaldienstrechnung in OSPlus-Kredit lässt sich in wenigen Minuten erfassen.
- Schnelle Abwicklung durch fallabschließende Bearbeitung im Markt.
- Transparenter Bearbeitungsstand und jederzeitige Abfragemöglichkeit der erfassten Daten. (Abhängig von Administration und Eingabe)
- Einmal erfasste Daten sind für Folgeanträge sowie für weitere Anwendungen verfügbar, z.B. für das Firmenkundenportal.
- Stetige Weiterentwicklung, besonders auch unter Berücksichtigung regulatorischer Anforderungen.
Darüber hinaus ist die gemeinsame Nutzung der Anwendung durch Kundenberater und Kreditanalysten hervorzuheben. Mittels klarer Aufgabenverteilung sowie transparenter Vorgaben im Umgang mit der gewerblichen Kapitaldienstrechnung, erhöht sich die Effizienz im Bearbeitungsprozess wesentlich. So führt der Kundenberater beispielsweise mit geringerem Erfassungsaufwand eine vereinfachte Analyse und Kapitaldienstrechnung in OSPlus-Kredit durch. Für eine detailliertere Prüfung der wirtschaftlichen Angaben erfasst der Kreditanalyst diese in EBIL und überträgt sie anschließend nach OSPlus zur Erstellung des gewerblichen Kapitaldienstes.
Herausforderungen in der Praxis
Für einen reibungslosen Übergang bei der Einführung der Anwendung sollten Sparkassen ihre Mitarbeiter frühzeitig in das Projekt miteinbeziehen. So kann unter anderem die Bildung von Arbeitsteams die Akzeptanz der Mitarbeiter erhöhen. Empfehlenswert sind zudem ausführliche Anwendungsleitfäden in Ergänzung zu aussagekräftigen Arbeitsanweisungen. Diese Maßnahmen binden in den Häusern jedoch viele Ressourcen. Peter Weidenfeld, Leiter der Abteilung Gewerbekunden bei der Sparkasse Düren, empfiehlt deshalb zusätzliche Unterstützung von „außen“ in Betracht zu ziehen: „Externe Spezialisten verfügen über einen großen Erfahrungsschatz in diesem Bereich. Sie wissen genau, wo die Stolpersteine bei der Nutzung mit OSPlus liegen und können Abteilungen durch ihre Expertise sehr gut unterstützen.“ Die Beratungsleistung kommt den Sparkassen auch zu einem späteren Zeitpunkt noch zugute. Denn neue Module, veränderte Darstellungsweisen oder komplexe Fälle stellen manchmal selbst geübte Anwender vor neue Herausforderungen.
Die Sparkasse Düren entschied sich deshalb – nachdem die Software bereits einige Jahre im Einsatz war – für eine weitere Schulung ihrer Kundenberater „Unser Ziel war es, sowohl das Fachwissen als auch das technische, anwendungsbezogene Know-how unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu vertiefen und auszubauen. Gerade für unsere neuen Kolleginnen und Kollegen der Gewerbekundenabteilung war eine Praxis-Schulung hilfreich. Dafür haben wir auf Empfehlung hin auf die Spezialisten der FORT.SCHRITT GmbH zurückgegriffen“, so Weidenfeld.
Optimierungspotenzial erkennen
Ein Berater-Team von FORT.SCHRITT unterstützte die Sparkasse Düren an mehreren Tagen vor Ort. Um die Anforderungen der Sparkasse exakt zu erfassen, führte das Team im ersten Schritt eine IST-Analyse durch. „Zu Beginn war es wertvoll, gemeinsam mit Organisation, Leiter Kreditanalyse, Kreditanalyst, Leiter Gewerbekunden und Direktor Firmenkundengeschäft an einem Tisch zu sitzen und Informationen einzuholen. Die verschiedenen Blickwinkel halfen dabei zu klären, wie die Mitarbeiter mit der Software arbeiteten, welche Vorgaben sie dabei beachten mussten und wo es Schwierigkeiten gab“, erklärt Wener. Dafür sichtete FORT.SCHRITT auch die vorhandenen Arbeitsanweisungen und Administration. Ergänzungen und Tipps wurden direkt in das bestehende Anweisungswesen sowie in die Leitfäden eingearbeitet.
Praxisverständnis in Schulungen vertiefen
Im Anschluss an die IST-Analyse startete FORT.SCHRITT interaktive Schulungen für die Mitarbeiter der Sparkasse. „Gemeinsam haben wir reale Praxisfälle mit unterschiedlichsten Fallkonstellationen bearbeitet. Anhand der neuen Leitfäden haben wir uns Schritt für Schritt durch die Anwendung geklickt und die Fallbeispiele ausführlich diskutiert. Die Teilnehmer konnten sich außerdem intensiv über ihre Erfahrungen mit der Anwendung austauschen und ihr Wissen auch untereinander weitergeben“, berichtet Wener. Heute arbeiten die Kundenberater der Sparkasse Düren sicherer und schneller mit dem Baustein für gewerbliche Kredite. „Die automatisierten Prozesse ermöglichen uns eine effizientere Bearbeitung von gewerblichen Kapitaldienstberechnungen“, sagt Bärenz.
Nachhaltig gut aufgestellt
Der ständige Wissenstransfer unter den Mitarbeitern ist in der Sparkasse Düren heute noch ein entscheidender Schlüssel für den optimalen Einsatz der Anwendung. „Die Offenheit für Fragestellungen ist in Folge der Schulung nachhaltig in den Teams gestiegen. Wir tauschen uns regelmäßig aus und arbeiten fortlaufend an den Leitfäden und Arbeitsanweisungen. So bleiben alle im Team immer auf einem einheitlich hohen und aktuellen Wissensstand“, sagt Weidenfeld. Für die anstehenden Regulierungen im Meldewesen ist die Sparkasse Düren mit der standardisierten Lösung gut aufgestellt. Für zukünftige Projekte hält sie sich die Experten der FORT.SCHRITT GmbH als Joker in der Hinterhand.
